มาเรื่องนี้เพราะว่าช่วงที่ผ่านมาผมนั่งเขียนจดหมายติดต่อมหาวิทยาลัยอยู่สองที่ที่ผมสนใจ คือ U of Calgary กับ U of Auckland ผมเองก็ไม่ได้รู้เรื่องการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษอะไรนักหนา ค่อนข้างกังวลมากครับว่าเราเขียนถูกหรือเปล่า ถามตามบอร์ดเรื่องมารยาทของการเขียนจดหมายไปมหาวิทยาลัยต่างประเทศก็ไม่ค่อยมีคนตอบ เดาว่าอาการเดียวกันเป็นส่วนมาก คือก็ไม่แน่ใจเท่าไหร่ว่ามันควรเขียนยังไง (สงสัยผู้รู้จะไม่อ่านบอร์ดนั้น เศร้าจริงๆ)

มีบอร์ดเดียวเท่านั้นครับที่ตอบผมมาซึ่งผมรู้สึกขอบคุณมาก เพราะเขาช่วยscopeเรื่องที่ต้องเขียนลงได้เยอะ ว่าให้เขียนบอกเขาว่าเราสนใจหลักสูตรและข้อรายละเอียดเพิ่มเติมไป แต่พี่เขาก็ไม่ได้บอกว่าเราต้องเขียนเป็นทางการขนาดไหน

ผมก็เลย เอาวะ ไหนๆก็ไหนๆ เราลองมาค้นคว้าเรื่องการเขียนจดหมายซักหน่อยเป็นไรไป!

website หนึ่งที่เรียบเรียงเรื่องการเขียนไว้ได้ดีมากเป็น website Online Writing Lab ของมหาวิทยาลัย Purdue เรียกอย่างเก๋ไก๋ว่า OWL ที่รวบรวมบทความเกี่ยวกับการเขียนไว้ละเอียดยิบๆๆๆเทียบกับwebอื่น ใครอยากศึกษาผมต้องขอแนะนำให้ลองเข้าไปดู

http://owl.english.purdue.edu/owl/

เอาล่ะครับ กลับมาที่เรื่องของเรา ตั้งต้นที่ว่าเราจะเขียนจดหมายไปมหาวิทยาลัย แต่พอsearch คำว่า letter writing ลง Google ปั๊บ! น่าน! อะไรก็ไม่รู้ สารพัดชื่อจดหมาย จะเลือกอันไหนดีครับพี่น้อง

ผมเองก็อยู่ในความสับสนนั้นอยู่นานครับ คือคิดว่ามันคงเป็นเทือกๆ Business letter อะไรแบบนั้น แต่เอาเข้าจริง มันแตกประเภทแยกย่อยต่างกัน CV, Statement, Cover letter, Follow-up letter, etc. จ้องหน้าจอแล้วก็เกิดความงง!

หลังจากอ่านผ่านไปผ่านมาอยู่พักหนึ่งผมคาดว่าจดหมายรูปแบบที่เราต้องการคือ Cover Letter ครับ จริงๆแล้ว Cover Letter นี่เป็นจดหมายสำหรับสมัครงานนะครับ ผมเข้าใจว่า(แปลว่าผมเข้าใจของผม จริงป่าวไม่รู้) คือจดหมายแนะนำตัวสั้นๆว่าเราเป็นใคร จะสมัครตำแหน่งอะไร ซึ่งจะเป็นใบปะของ CV, Statement, etc. ที่เราจะแนบไปให้เขาด้วย เลยเรียกว่า Cover เพราะปะไว้ข้างหน้า

แล้วทำไมผมถึงคิดว่ามันเป็นรูปแบบที่ต้องการน่ะเหรอ ผมมองว่างี้ครับ คือเราจะไปสมัครมหาวิทยาลัยต่างประเทศสำหรับการเรียนต่อในระดับสูงๆนั้น เขาไม่ใช่ว่ารับใครก็ได้ จากไหนก็ได้ ยิ่งมหาวิทยาลัยดีมากเท่าไหร่ยิ่งแทรกตัวเข้าไปยากเท่านั้น การสมัครเรียนเลยไม่ค่อยต่างจากการสมัครงานในแง่นั้น

ที่ผมคิดว่าน่าจะโอเคอีกอย่างคือรูปแบบของจดหมายแบบนี้น่าจะดีในการติดต่อครั้งแรกกับใครก็ไม่รู้ที่เราไม่รู้จักให้มันเป็นทางการซักนิด ผมเลยคิดว่าเอาแบบนี้แหละ อย่างน้อยที่สุดเราจะได้ไม่เขียนอะไรที่”ห้าว”เกินไป

แต่สิ่งที่ต่างออกไปจากการสมัครงานคือเรายังไม่ได้จะสมัครด้วยจดหมายฉบับนี้นะครับ! เราแค่ต้องการแนะนำตัวว่าเราสนใจอะไรและสอบถามว่าเราต้องทำอะไรต่อไปบ้าง ไม่ต้องโม้มาก เอาไว้เขียนพวกpersonal statement ตอนสมัครดีกว่า

เอาล่ะครับมาดู format ของ Cover Letter กันหน่อย ผมจะแบ่งเป็นส่วนๆจากบนลงล่างนะครับ

[เดือน วันที่, 20XX]

[ ชื่อคนที่เราส่งไปหา ]

[ ที่อยู่ที่เราจะส่งไป ]
[Dear ชื่อคนที่เราจะเขียนถึง, หรือคำขึ้นต้นอื่นตามความเหมาะสม]

[ Introduction : แนะนำตัวหน่อยว่าเราเป็นใคร บอกวัตถุประสงค์และเล่าที่มาที่ไปซักนิด เช่นรู้เรื่องการรับสมัครงานตำแหน่งนี้จากไหน หรือรู้เรื่องคณะที่เรากำลังจะสมัครนี้ได้ยังไง อะไรที่ทำให้เราสนใจ  ]

[ Argument : ปกติในการสมัครงานส่วนนี้จะเป็นส่วนที่เราร่ายว่าเหมาะกับตำแหน่งงานอย่างไร สำหรับผมคงใช้ส่วนนี้ในการสอบถามเรื่องที่เราสงสัย ผมเรียกส่วนนี้โดยส่วนตัวว่าส่วนใจความ (เราเขียนจดหมายมาเพราะเรื่องนี้แหละ!) ]

[ Closing : ในการสมัครงานคือการสรุปเป็นการย้ำว่าเราคิดว่าเราเหมาะจริงๆนะ ในช่วงนี้ควรขอบคุณเขาซักนิดที่เสียสละเวลามาอ่านจดหมายของเราและบอกเขาด้วยว่าเราจะรอจดหมายตอบกลับจากเขา ]
[Best Regards, Sincerely, หรือคำลงท้ายอื่น]

[ลงชื่อเรา]

ปัจจุบันเราส่งemailกันเป็นหลักแล้วในการติดต่อ การเขียนที่อยู่ก็ไม่ได้เหมาะนักกับลักษณะการใช้งานinternet แต่เท่าที่ผมเห็นเขาก็ยังลงเมืองและประเทศที่อยู่ขณะเขียนจดหมายไว้ต่อท้าย

เช่น

Best Regards,

Akira7

Bangkok, Thailand.

อันนี้ผมก็ลอกแบบจดหมายที่ผมเคยได้รับมาเหมือนกัน เพราะความจริงมารยาทของemailยังไม่มีอะไรแน่นอน แต่โดยส่วนตัวผมจะถือรูปแบบการเขียนจดหมายเดิมไว้ก่อน ถือว่าเป็นการแสดงว่าเราก็รู้เรื่องมารยาทการเขียนจดหมายอยู่บ้างนะ!

อีกอย่างที่ไม่มั่นใจคือเรายังต้องลงวันที่กันอยู่มั้ย เนื่องจากตอนนี้ระบบของemailจะลงวันที่ที่เราส่งไปอยู่แล้ว แล้วก็ใช้เวลาแค่ไม่กี่นาทีเท่านั้นก็ไปถึงแล้ว เท่าที่ผมเห็นจึงดูเหมือนไม่ค่อยมีใครลงวันที่กันแล้ว

NOTE : ว่าด้วยจรรยามารยาทของการเขียนจดหมายไปมหาวิทยาลัย

มารยาทที่ดี ข้อที่ 1 : จงอ่านwebsite ของเขาให้เข้าใจก่อน
มหาวิทยาลัยต่างประเทศมีwebsite ที่ให้รายละเอียดต่างๆไว้อย่างดีแล้วโดยส่วนมากที่ผมเห็นมา (ย้ำ! ที่ผมเห็นมา) ดังนั้นให้อ่านให้แน่ใจก่อนว่ามีสิ่งที่เราต้องการรู้ครบหรือเปล่า ไม่มีค่อยถามเขาอย่างสุภาพ อย่างไปเสียเวลาเขาด้วยการถามพร่ำเพรื่อนะครับ เดี๋ยวเขาจะไม่ยอมตอบเอา เพราะเขาก็ไม่ได้ว่างนะครับอย่าลืม
[ ประสบการณ์ตรง ] : ขนาดผมคิดว่าอ่านดีแล้ว ยังโดนส่งลิงค์มาให้กลับไปอ่านใหม่เลยครับ แต่อันนี้ก็เพราะผมหาข้อมูลที่ต้องการไม่เจอจริงๆ พอเขาส่งลิงค์มาให้เราก็หาง่ายขึ้นเยอะ

มารยาทที่ดี ข้อที่ 2 : พยายามหาชื่อคนที่ต้องติดต่อให้เจอ
ผมเจอในwebหนึ่งเขาบอกว่าการขึ้นต้นจดหมายด้วยชื่อของคนที่เราจะติดต่อด้วยถือเป็นมารยาทที่ดีอย่างหนึ่ง ทำไมน่ะหรือครับ เพราะมันแสดงว่าเราได้ทำการค้นคว้ามาพอสมควรก่อนลงมือเขียน อย่าขึ้นหัวด้วย To whom it may concern หรือ Dear Sir or Madam ดะไปหมด เขาบอกว่ามันแสดงความขี้เกียจของเรา แต่ถ้าหาไม่ได้จริงๆก็ใช้ได้นะครับ
[ ประสบการณ์ตรง ] : ผมขึ้นต้นจดหมายด้วย To whom it may concern ไปแล้วผมก็บอกเขาไปว่าผมไม่ทราบจริงๆว่าต้องติดต่อใครช่วยบอกด้วย แล้วก็ได้คำตอบมาในลิงค์ เย้!

มารยาทที่ดี ข้อที่ 3 : ตรวจทานจดหมายให้ดีเสมอ
ถือเป็นการแสดงความเอาใจใส่ครับ การปล่อยให้จดหมายเรามีตัวสะกดผิดๆถูกๆ หรือ grammar ผิดกระจุยกระจาย แสดงว่าเราเป็นคนสะเพร่าซึ่งเป็นลักษณะที่ไม่ดีนะครับ เอาใจใส่กับรายละเอียดเสมอก่อนส่งจดหมาย
[ ประสบการณ์ตรง ] : อันนี้ยังไม่เคยโดนใครต่อว่ามา แต่โดยส่วนตัวผมจะรู้สึกเสียหน้ามากถ้าจดหมายที่ผมเขียนมีอะไรผิด อย่างที่ว่าล่ะครับ มันแสดงความเอาใจใส่ของเรา สำหรับคนแปลกหน้าที่มีแค่ข้อความที่เราเขียนเพื่อจะตัดสินลักษณะนิสัยของเราแค่รายละเอียดเล็กน้อยแค่นี้ถ้าเขาเห็นก็อาจจะส่งผลได้มากนะครับ

มารยาทที่ดี ข้อที่ 4 : ขอบคุณเขาเสมอ
พึ่งระลึกเสมอว่าคนที่เราส่งไปหาต้องรับจดหมายแบบนี้อยู่เสมอและเขาก็งานยุ่งอยู่แล้วนะครับ อุตส่าห์มานั่งอ่านจดหมายเรา(ซึ่งบางทีก็เกิดจากความเบลอของเราที่หาข้อมูลไปเจอ) ก็ต้องขอบคุณเขามากๆแล้ว การแสดงความขอบคุณในตอนท้ายจดหมายจึงเป็นมารยาทต้องกระทำสำหรับการเขียนจดหมายลักษณะนี้

ตอนนี้ผมนึกออกแค่นี้ล่ะครับ ไว้นึกอะไรออกหรือเจออะไรใหม่อีกอาจมีภาคเสริมตามมาได้