Aug
27
2008
follow-up letter : จดหมายทวงถามยามเขาไม่ตอบซักที
Author: akira7เรื่องกลุ้มอกกลุ้มใจอีกอย่างหนึ่งของการส่งจดหมายไปที่มหาวิทยาลัยคือเขาใช้เวลาพอสมควรเลยครับกว่าจะตอบเรา
มีรุ่นพี่ผมที่กำลังสมัครมหาวิทยาลัยหนึ่งในนิวซีแลนด์บอกว่าใช้เวลาราวหนึ่งเดือนกว่าจะตอบ นั่นนับว่าน่าทรมานมากสำหรับคนที่กำลังรอจดหมายด้วยใจจดจ่ออย่างพวกเรา อันนี้ก็ต้องทำใจนะครับ เพราะเขาไม่ได้ตอบเราคนเดียวเสียเมื่อไหร่ มันก็ต้องใช้เวลากันบ้าง
แต่ถ้ามันชักจะช้าเกินไปแล้วล่ะ
ต้องบอกว่าจริงๆแล้วฝรั่งนี่มีรายละเอียดธรรมเนียมในชีวิตค่อนข้างเยอะเหมือนกัน ขนาดว่าจดหมายทวงถามนี่ยังมีชื่อเรียกเฉพาะที่มีเวปสมัครงานจำนวนมากเขียนถึง
เขาเรียกว่า Follow up Letter ครับ
Follow up Letter ใช้ในโอกาสไหนบ้าง?
Follow up Letter ไม่ได้ไว้เรียกจดหมายทวงถามอย่างเดียวหรอกนะครับ โดยรวมหมายถึงจดหมายซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อสานต่องานหรือความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือผู้ร่วมงานในวงธุรกิจด้วย แต่ที่เขามักพูดถึงคือจดหมายที่เขียนไปหลังจากสัมภาษณ์งานในกรณีที่เขาไม่ยอมบอกเราซักทีว่าได้ตำแหน่งนั้นหรือเปล่า… ก็คล้ายๆกับที่เขาไม่ตอบจดหมายเรื่องเรียนต่อของเราซักทีนั่นแหละครับ
เขียนเมื่อไหร่?
คำตอบทั้ง internet เหมือนกันคือ It depends!
ไม่มีอะไรตายตัวว่าต้องรอนานขนาดไหนก่อนจะเขียน หรือควรจะเขียนหรือเปล่า บางคนบอกว่าควร(เว้นแต่ถูกห้ามไม่ให้เขียน) เพราะเป็นการแสดงความกระตือรือร้นของเรา แต่ก็ไม่ควรให้กระชั้นมากจนเกินไป ดังนั้นคงต้องขึ้นกับแต่ละคนแล้วล่ะครับว่าในสถานการณ์นั้นคุณคิดว่าถึงเวลาหรือยัง
เขียนยังไง?
อันนี้ไม่ชัดเจนเท่ากับ Cover Letter ครับ เพราะมันขึ้นโดยตรงกับวัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนั้น
แต่ภาคบังคับสำหรับทุกแบบที่ว่ามา คือต้องมีการย้ำ ย้ำว่าเราเป็นใคร ติดต่อมาเรื่องอะไร โดยพื้นฐานคือให้แสดงความ”ใส่ใจติดตาม”ของเราให้ชัดเจน
ส่วนรูปแบบ ยังคงเป็น Business Letter ดังนั้นแล้วรูปแบบคร่าวๆยังคงคล้ายกับ Cover Letter อยู่ เนื้อความparagraphแรกยังคงเป็นการบอกว่าเราเป็นใคร ติดต่อมาเรื่องอะไร เนื่องจากกรณีของเราคือต้องการเพียงแค่ย้ำเรื่องจดหมายฉบับก่อนหน้าก็อาจจะต้องบอกเขาหน่อยว่าส่งไปเมื่อวันไหน (เผื่อเขาอาจลืมแล้วต้องกลับไปค้น)
แต่เนื่องจากของเราไม่ใช่จดหมายธุรกิจ เราก็คงไม่ต้องย้ำเนื้อความกันมากครับ ถ้ามีอะไรที่ต้องรีบรู้อาจจะถามย้ำเขาไปอีกทีอย่างสุภาพ แต่ไม่ใช่ก๊อปแปะจดหมายฉบับเดิมทั้งฉบับหรอกนะครับ อันนี้ไม่มีใครพูดถึงไว้หรอก แต่โดยส่วนตัวผมรู้สึกว่ามันเป็นการไม่สุภาพต่อเขา เหมือนเราคิดว่าเขาไม่ได้ใส่ใจกับจดหมายของเรา หรือง่ายๆคือเขาละเลยหน้าที่ หรือมองในอีกแง่คือเราขี้เกียจซะจนแม้แต่พิมพ์ข้อความใหม่ก็ไม่ทำ ผมเลยรู้สึกว่ายังไงก็ตามเราควรเขียนใหม่แต่จะอ้างเนื้อความเก่าก็คงไม่มีใครว่าอะไร
ที่สำคัญคือรักษามารยาทของการเขียนจดหมาย แม้ว่าจะเป็นอีเมล์ แต่ก็ควรจะเป็นทางการตามสมควร ห้ามไปแสดงความรู้สึกแง่ลบต่อเขาแม้เขาจะใช้เวลาตอบเรานานมาก ใจร่มๆไว้ครับ
คิดถึงใจเขาใจเราไว้ อันนั้นคือพื้นฐานนะครับอย่าลืม
